Les archives comptables d’une entreprise sont d’une importance capitale. En effet, la perte ou l’incapacité de les présenter peut entraîner des sanctions. Pour ces raisons, la législation impose à toutes les sociétés, quelle que soit leur taille de conserver leurs documents comptables pendant une certaine période. Comment cela se passe-t-il concrètement ? Nous vous disons tout.
Quelles sont les documents comptables à conserver ?
La durée de conservation des documents comptables varie en fonction de la nécessité de présenter ces derniers ou de les vérifier, par exemple en cas de contrôle. Dans ce cas, les archives comptables de l’entreprise ont valeur de preuve et peuvent être indispensables à la poursuite de l’activité.
La loi impose que les pièces justifiant l’activité de l’entreprise soient conservées durant un temps bien défini. Les archives comptables de l’entreprise englobent les documents commerciaux, juridiques, fiscaux, sociaux et administratifs.
Lorsque les documents comptables sont conservés de manière digitalisée, la loi permet de les conserver comme tel durant les 3 premières années. Par la suite, au cours des 7 prochaines années, il est possible de les conserver sur n’importe quel support, le choix étant laissé à l’appréciation du dirigeant.
La durée légale des archives comptables
La durée légale de conservation des archives comptables dans une entreprise est différente selon les documents concernés. Ainsi, il est possible d’en savoir sur le code du commerce qui impose les délais aux entreprises. Les contrats commerciaux entre commerçants ou entre un commerçant et un non-commerçant doivent être conservés pendant 5 ans. Les contrats concernant des biens immobiliers sont gardés durant 30 ans. Les pièces comptables justificatives (factures, documents bancaires et bons de commande) sont conservées pendant au moins 10 ans.
En ce qui concerne les livres comptables obligatoires et les comptes annuels, la durée légale de conservation est de 10 ans, à compter de la clôture du livre pour les premiers et de l’exercice comptable pour les seconds. Les registres juridiques obligatoires comme les PV du conseil d’administration ou les assemblées générales sont conservés pendant 6 ans. Les statuts de la société doivent être gardés pendant au moins 5 années après que l’entreprise ait été radiée au Registre du Commerce et des Sociétés. L’idéal, toutefois, est de les conserver à vie.
Pour ce qui est des déclarations fiscales (déclarations d’impôts sur les sociétés ou de TVA, cotisations foncières, taxe sur les salaires…), un délai de conservation de 3 ans est imposé. Ce délai est également valable pour les déclarations sociales comme la sécurité sociale. Par contre, les déclarations concernant les retraites doivent être conservées pendant un minimum de 5 ans.
Quelles sanctions en cas de fraude ?
Lorsque l’entreprise n’est pas en mesure de fournir les documents comptables en cas de litige, elle s’expose à des risques. En effet, s’ils ont été détruits volontairement sans respecter les délais légaux ou qu’ils ont été dissimulés, l’entreprise peut être condamnée au payement d’une amende de 45 000 euros et à une peine de prison de 3 ans.
La fraude fiscale ou tout autre tentative de dissimulation de sommes imposables est passible d’une amende de 500 000 euros et de 5 ans d’emprisonnement. Enfin, les négligences concernant l’enregistrement des opérations dans les livres ou les écritures frauduleuses valent 37 500 euros d’amende et jusqu’à 5 ans de prison.
Sommaire